Quando un’azienda produttiva muove quantità importanti di materiali durante le fasi lavorative, capita spesso di perdere la cognizione sullo stato reale dei magazzini aziendali.

A dire il vero non dovrebbe essere così ma spesso lo è.
…anzi…lo è quasi sempre!

Non è un caso che l’inventario sia anche un obbligo di legge.

Questo tipo di problematica diventa abbastanza rilevante soprattutto per aziende che svolgono lavorazioni c/to Terzi e che quindi devono sapere bene quanto materiale è presente nei propri magazzini poiché è materiale in gestione ma di proprietà altrui.

Indipendentemente dal tipo di sistema utilizzato per tenere sotto controllo le giacenze, sia esso cartaceo piuttosto che informatizzato, capita spesso che alcuni materiali vengano spostati o consumati senza che questa informazione venga indicata sul sistema stesso.

Le motivazioni possono essere molteplici: tra le più frequenti, ad esempio, il fatto che chi effettua tale operazione non è informato delle modalità di registrazione della movimentazione di magazzino. Solitamente questo capita quando il soggetto di turno opera in via occasionale.

Altre volte succede semplicemente perché si pensa che si sta prelevando un volume di materiale irrisorio rispetto ai grandi volumi aziendali in stock.

Tutte motivazioni che portano a generare piccolissimi errori che si possono considerare infinitesimali se valutati singolarmente…

Il vero problema è che spesso, tali motivazioni danno adito ad un ripetersi continuo di questi comportamenti con frequenze così alte che la perdita di certezze legate alle proprie giacenze è rapidissima.

Tralasciando però i vari motivi del perché capitano questi episodi (che sono tra i più diffusi ma certamente non sono gli unici), la prima cosa che si può fare per correggere gli errori di giacenza e tornare ad essere certi dello stato effettivo dei propri magazzini, è quella di fare un inventario.

A dire il vero, un’adeguata informatizzazione della produzione può ridurre questi errori quasi del 100%…ma di questo parleremo in un altro articolo.

Fare un inventario, per un’azienda, nella maggior parte dei casi, vuol dire arrestare la propria produzione e far lavorare i propri dipendenti allo scopo di contare e catalogare tutto il materiale presente nelle varie aree produttive e nei magazzini. Questa attività spesso deve essere fatta per giorni o addirittura per settimane.

E’ un costo elevatissimo!

Non farlo, d’altra parte, vorrebbe anche dire non avere più modo di poter pianificare correttamente le proprie attività, generando inefficienze e perdite di tempo e denaro inimmaginabili.

Non conoscere lo stato reale delle proprie giacenze, spesso è anche causa di figure disastrose nei confronti di clienti a cui si è promessa una consegna che invece non può essere rispettata.

Il dato errato in questo caso è nocivo.

Informatizzando la propria produzione con un sistema di ottimizzazione di processo che segue tutte le fasi produttive, dall’ingresso della materia prima, passando per tutte le manipolazioni fino alla spedizione dei propri prodotti, è possibile creare una situazione tale da permettere una gestione dell’inventario in modo indolore e dando quindi la possibilità di poterlo ripetere anche più volte senza accollarsi costi che altrimenti, sono indubbiamente altissimi.

Ormai è facile pensare a sistemi in cui si può risolvere tutto con qualche etichetta dotata di codice a barre e qualche lettore barcode. Infatti si trovano applicazioni di tutti i tipi…esistono anche app gratuite per smartphone.

Ma il vero vantaggio non lo si può ottenere con sistemi semplificati come questi.

Il vero vantaggio lo si può ottenere solamente utilizzando un sistema integrato che permetta, un’operatività distribuita sia nel tempo che nello spazio.

Cosa significa “operatività distribuita sia nel tempo che nello spazio”?

[…sembra fantascienza, come se si parlasse dell’invenzione del teletrasporto o dello sfruttamento delle onde gravitazionali di cui parlava Albert Einstein e la cui esistenza è stata dimostrata realmente solo un pugno di anni fa…]

Si tratta di un complesso sistema di gestione del dato, assolutamente trasparente all’utente che però rende possibile l’esecuzione dell’inventario, oltre che in modi molto rapidi e semplici, in tempi diversi su magazzini differenti senza la necessità di dover arrestare la produzione.

Un buon sistema di automazione di processo deve permettere tutto ciò, mantenendo ai massimi livelli sia l’ergonomicità produttiva sia l’ergonomicità analitica in modo che in primis, gli operatori non vedano più l’inventario come una procedura noiosa e facilmente soggetta ad errori e, in secondo luogo, che i responsabili addetti alla consultazione dei dati relativi all’inventario (gli stessi che successivamente dovranno andare a correggere le giacenze a sistema), possano farlo in modo semplice e sicuro.

E’ indispensabile che i dati siano chiari, e intuitivi, e che vengano evidenziati i punti in cui si sono riscontrate differenze tra giacenze registrate a sistema e giacenze reali.

E’ indispensabile che il sistema permetta di eseguire le rettifiche di giacenza in modo rapido ma allo stesso tempo minuzioso.

E’ indispensabile che si possano analizzare i dati in modo da trovare facilmente il momento in cui è nato il disallineamento tra sistema e realtà arrivando anche a evidenziare CHI, COME, QUANDO, DOVE ma soprattutto PERCHE’!

…e tutto questo senza dover fermare il processo produttivo, organizzando l’attività area per area in base alle esigenze lavorative di ciascuna.

In questo modo, parlando di economia di processo, fare l’inventario diventerà una ATTIVITA’ e non sarà più una PASSIVITA’! Sarà facilmente ripetibile, e permetterà di analizzare e trovare le inefficienze che portano a quelle discrepanze che fanno perdere montagne di tempo e denaro.

…vien da se che un sistema che permette di operare in queste modalità, deve permettere anche la compilazione del magazzino fiscale in tempi brevissimi e senza alcun margine di errore.

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